1. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung
Paritätischer Wohlfahrtsverband Niedersachsen e.V.
Gandhistraße 5a
30559 Hannover
E‑Mail: landesverband@paritaetischer.de
und
Leu Rechtsanwaltsgesellschaft mbH
Heinrich-Hoffmann-Straße 3
60528 Frankfurt am Main
E‑Mail: info@kanzlei-leu.de
Die beiden Stellen verarbeiten die im Zusammenhang mit dem Hinweisgebersystem erhobenen personenbezogenen Daten in gemeinsamer Verantwortung gemäß Art. 26 DSGVO.
2. Kategorien betroffener Personen
Über den Hinweisgeberkanal kann jede Person, die mit dem Paritätischen Wohlfahrtsverband Niedersachsen e.V. in einem beruflichen Kontext steht, einen Missstand in unserer Organisation melden, einschließlich möglichem Fehlverhalten von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern.
Der gemeldete Sachverhalt kann Informationen über Betroffene und andere Personen enthalten. Infolgedessen werden drei Kategorien betroffener Personen verarbeitet:
( a ) Hinweisgeber, d.h. die Person, die eine Hinweismeldung abgegeben hat;
( b ) Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Paritätischen Wohlfahrtsverband Niedersachsen e.V., die möglicherweise gegen gesetzliche Vorgaben verstoßen haben;
( c ) weitere Personen, die im Zusammenhang mit dem gemeldeten Sachverhalt stehen.
3. Kategorien verarbeiteter Daten und Zwecke ihrer Verarbeitung
Im Rahmen der Datenverarbeitung, werden die nachfolgenden Datenkategorien der unter Punkt 2 genannten Betroffenen verarbeitet:
( a ) Hinweisgeber: Umstände der Meldung (z.B. Zeitpunkt), ggf. Identität (z.B. Name) und ggf. Kontaktdaten (z.B. E‑Mail-Adresse). Die Meldung, einschließlich der darin evtl. enthaltenen Informationen über den Hinweisgeber werden zum Zweck der Ermittlung des Sachverhalts, Klärung der Vorwürfe und der evtl. Abstellung von Fehlverhalten verarbeitet. Ihre angegebenen Kontaktdaten dienen der Information über den aktuellen Stand der Bearbeitung.
( b ) Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter: Identität (z.B. Name), Angaben zur Beschäftigung (z.B. Tätigkeitsbereich), mögliches Fehlverhalten und entsprechender Sachverhalt. Die Daten dienen der Ermittlung des Sachverhalts, Klärung der Vorwürfe und der evtl. Abstellung von Fehlverhalten.
( c ) Weitere Personen im Zusammenhang mit dem gemeldeten Sachverhalt: Identität (z.B. Name) und weitere Informationen, die sich aus dem Gegenstand der konkreten Meldung ergeben. Diese Daten dienen ebenfalls der Ermittlung des Sachverhalts und Klärung der Vorwürfe.
4. Quelle der personenbezogenen Daten
Wir erhalten die durch uns verarbeiteten Daten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ( b ) und der weiteren Personen ( c ) aus der Hinweismeldung des Hinweisgebers ( a ). Je nach Einzelfall, kann unsere Organisation für die Ermittlung des Sachverhalts und Klärung der Vorwürfe weitere Quellen, einschließlich öffentlich zugänglicher Quellen, heranziehen.
5. Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitung
( a ) Hinweisgeber: Die personenbezogenen Daten der Hinweisgeber werden mit ihrer widerruflichen Einwilligung verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).
( b ) Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter: Ihre Daten werden auf der Grundlage des überwiegend berechtigten Interesses unserer Organisation verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Das berechtigte Interesse liegt in der Bekämpfung von unter anderem Korruption, Interessenkonflikten, sexualisierter Gewalt, Verstößen gegen Wettbewerbsrecht, Arbeitsschutz, Datenschutz und andere Geheimhaltungspflichten. Die Daten werden zur Aufdeckung von Straftaten verarbeitet, wenn die Meldung tatsächliche Anhaltspunkte enthält, die den Verdacht begründen, dass eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter eine Straftat begangen hat, die Verarbeitung zur Aufdeckung erforderlich ist und das schutzwürdige Interesse der Betroffenen nicht überwiegt (§ 26 Abs. 1 S. 2 BDSG).
( c ) Weitere Personen im Zusammenhang mit dem gemeldeten Sachverhalt: Ihre Daten werden auf der Grundlage desselben überwiegend berechtigten Interesses unserer Organisation wie bei Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
6. Aufbewahrung und Löschung der Daten
Die Dokumentation wird drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht. Die Dokumentation kann länger aufbewahrt werden, um die Anforderungen nach diesem Gesetz oder nach anderen Rechtsvorschriften zu erfüllen, solange dies erforderlich und verhältnismäßig ist (§ 11 Abs. 5 HinSchG).
7. Datenübermittlungen an Dritte
Soweit es im Einzelfall zur Aufklärung des Sachverhalts erforderlich ist, leitet der Verantwortliche im jeweils erforderlichen Umgang personenbezogene Daten an Dritte weiter.
Bei den Empfängern kann es sich um externe Rechtsberater, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und andere Sachverständige handeln. Soweit sie nicht bereits einer eigenen beruflichen Geheimhaltungspflicht unterliegen, werden sie vom Verantwortlichen vorher zur Vertraulichkeit verpflichtet.
Die Rechtsgrundlage für die Datenübermittlung ist das in Nr. 5 genannte berechtigte Interesse unserer Organisation.
8. Rechte der betroffenen Personen
Die Betroffenen haben das Recht auf Auskunft seitens des Verantwortlichen über ihre personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO), auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), auf Löschung (Art. 17 DSGVO), auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO). Weiterhin können Hinweisgeber die Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Daten widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO), und beschuldigte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie die weiteren im Zusammenhang mit dem gemeldeten Sachverhalt betroffenen Personen Widerspruch gegen die Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten einlegen (Art. 21 DSGVO). Die Rechte können schriftlich oder per E‑Mail gegenüber dem Verantwortlichen geltend gemacht werden.
Die Rechte können im Einzelfall dadurch eingeschränkt sein, dass die Identität von Hinweisgebern zu schützen ist oder das Recht des Verantwortlichen zur Aufklärung des Sachverhalts, der Sicherung von Beweisen und der Abstellung von Fehlverhalten vorgeht. Darüber hinaus kann die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen unserer Organisation oder möglicherweise geschädigter Dritter dienen, wodurch die oben genannten Rechte eingeschränkt sein können.
Betroffene Personen können die Rechte gegenüber beiden Verantwortlichen geltend machen. Das Recht auf Auskunft wird von der Leu Rechtsanwaltsgesellschaft mbH erfüllt.
9. Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde
Die Betroffenen haben das Recht, sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren:
( a ) Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen (Paritätischer Wohlfahrtsverband Niedersachsen e.V.)
( b ) Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (Leu Rechtsanwaltsgesellschaft mbH).
10. Datenschutzbeauftragter
Die Betroffenen können sich mit ihren Fragen oder Beschwerden zur Datenverarbeitung auch an den zuständigen Datenschutzbeauftragten wenden:
Herr Christian Zappe
Gandhistraße 5a
30559 Hannover
E‑Mail: datenschutzbeauftragter@paritaetischer.de