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Daten­schutz­er­klä­rung Hinweisgebersystem

1. Ver­ant­wort­li­cher für die Daten­ver­ar­bei­tung 

Orga­ni­sa­ti­on, über die Sie eine Mel­dung abge­ben möch­ten — Die Daten­schutz­er­klä­rung kann auf der Web­sei­te Ihrer Orga­ni­sa­ti­on unter dem Punkt Hin­weis­ge­ber­sys­tem ein­ge­se­hen wer­den 

und 

Leu Rechts­an­walts­ge­sell­schaft mbH 
Hein­rich-Hoff­mann-Stra­ße 3 
60528 Frank­furt am Main 
info@kanzlei-leu.de 

Die bei­den Stel­len ver­ar­bei­ten die im Zusam­men­hang mit dem Hin­weis­ge­ber­sys­tem erho­be­nen per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten in gemein­sa­mer Ver­ant­wor­tung gemäß Art. 26 DSGVO. 

2. Kate­go­rien betrof­fe­ner Per­so­nen 

Das Hin­weis­ge­ber­sys­tem ermög­licht es jeder Per­son, einen Miss­stand in unse­rer Orga­ni­sa­ti­on zu mel­den, auch das mög­li­che Fehl­ver­hal­ten einer Mit­ar­bei­te­rin oder eines Mit­ar­bei­ters. Der gemel­de­te Sach­ver­halt kann Infor­ma­tio­nen über vom Fehl­ver­hal­ten betrof­fe­ne und ande­re Per­so­nen ent­hal­ten. Es wer­den daher drei Kate­go­rien betrof­fe­ner Per­so­nen ver­ar­bei­tet: ( a ) Hin­weis­ge­ber, d.h. die mel­den­den Per­so­nen; ( b ) Mit­ar­bei­te­rin­nen und Mit­ar­bei­ter in unse­rer Orga­ni­sa­ti­on, die mit Ihren Ver­hal­ten mög­li­cher­wei­se gegen Regeln ver­sto­ßen haben; ( c ) wei­te­re Per­so­nen im Zusam­men­hang mit dem gemel­de­ten Sachverhalt. 

3. Kate­go­rien ver­ar­bei­te­ter Daten und Zwe­cke ihrer Ver­ar­bei­tung 

Im Rah­men des Hin­weis­ge­ber­sys­tems wer­den die fol­gen­den Kate­go­rien per­so­nen­be­zo­ge­ner Daten verarbeitet: 

( a ) Hin­weis­ge­ber: Umstän­de der Mel­dung (z.B. Zeit­punkt), ggf. Iden­ti­tät (z.B. Name) und ggf. Kon­takt­da­ten (z.B. E‑Mail-Adres­se). Die Mel­dung, ein­schließ­lich der dar­in evtl. ent­hal­te­nen Infor­ma­tio­nen über den Hin­weis­ge­ber wer­den zum Zweck der Ermitt­lung des Sach­ver­halts, Klä­rung der Vor­wür­fe und der evtl. Abstel­lung von Fehl­ver­hal­ten ver­ar­bei­tet. Wenn Hin­weis­ge­ber ihre Iden­ti­tät ange­ge­ben, dann wird sie eben­falls zur Ermitt­lung des Sach­ver­halts und Klä­rung der Vor­wür­fe ver­wen­det, soweit das erfor­der­lich ist. Ihre eben­falls frei­wil­lig ange­ge­be­nen Kon­takt­da­ten die­nen der Infor­ma­ti­on über den aktu­el­len Stand der Bearbeitung. 

( b ) Mit­ar­bei­te­rin­nen und Mit­ar­bei­ter: Iden­ti­tät (z.B. Name), Anga­ben zur Beschäf­ti­gung (z.B. Tätig­keits­be­reich), mög­li­ches Fehl­ver­hal­ten und ent­spre­chen­der Sach­ver­halt. Die Daten die­nen der Ermitt­lung des Sach­ver­halts, Klä­rung der Vor­wür­fe und der evtl. Abstel­lung von Fehlverhalten. 

( b ) Wei­te­re Per­so­nen im Zusam­men­hang mit dem gemel­de­ten Sach­ver­halt: Iden­ti­tät (z.B. Name) und wei­te­re Infor­ma­tio­nen, die sich aus dem Gegen­stand der kon­kre­ten Mel­dung erge­ben. Die­se Daten die­nen eben­falls der Ermitt­lung des Sach­ver­halts und Klä­rung der Vorwürfe. 

4. Quel­le der per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten 

Die im Zusam­men­hang mit einer Mel­dung ver­ar­bei­te­ten Daten der Mit­ar­bei­te­rin­nen und Mit­ar­bei­ter (b) und der wei­te­ren Per­so­nen © stam­men aus der Mel­dung des Hin­weis­ge­bers. Abhän­gig vom Ein­zel­fall kann unse­re Orga­ni­sa­ti­on für die Ermitt­lung des Sach­ver­halts und Klä­rung der Vor­wür­fe wei­te­re Quel­len ein­schließ­lich öffent­lich zugäng­li­cher Quel­len heranziehen. 

5. Rechts­grund­la­gen für die Daten­ver­ar­bei­tung 

( a ) Hin­weis­ge­ber: Die per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten der Hin­weis­ge­ber wer­den mit ihrer wider­ruf­li­chen Ein­wil­li­gung ver­ar­bei­tet (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). 

( b ) Mit­ar­bei­te­rin­nen und Mit­ar­bei­ter: Ihre Daten wer­den auf der Grund­la­ge des über­wie­gend berech­tig­ten Inter­es­ses unse­rer Orga­ni­sa­ti­on ver­ar­bei­tet (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Das berech­tig­te Inter­es­se liegt in der Bekämp­fung von unter ande­rem Kor­rup­ti­on, Inter­es­sen­kon­flik­ten, sexua­li­sier­ter Gewalt, Ver­stö­ßen gegen Wett­be­werbs­recht, Arbeits­schutz, Daten­schutz und ande­re Geheim­hal­tungs­pflich­ten. Die Daten wer­den zur Auf­de­ckung von Straf­ta­ten ver­ar­bei­tet, wenn die Mel­dung tat­säch­li­che Anhalts­punk­te ent­hält, die den Ver­dacht begrün­den, dass eine Mit­ar­bei­te­rin oder ein Mit­ar­bei­ter eine Straf­tat began­gen hat, die Ver­ar­bei­tung zur Auf­de­ckung erfor­der­lich ist und das schutz­wür­di­ge Inter­es­se der Betrof­fe­nen nicht über­wiegt (§ 26 Abs. 1 S. 2 BDSG). 

( c ) Wei­te­re Per­so­nen im Zusam­men­hang mit dem gemel­de­ten Sach­ver­halt: Ihre Daten wer­den auf der Grund­la­ge des­sel­ben über­wie­gend berech­tig­ten Inter­es­ses unse­rer Orga­ni­sa­ti­on wie bei Mit­ar­bei­te­rin­nen und Mit­ar­bei­tern ver­ar­bei­tet (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). 

6. Auf­be­wah­rung und Löschung der Daten 

Per­so­nen­be­zo­ge­ne Daten aus offen­sicht­lich grund­los abge­ge­be­nen Mel­dun­gen wer­den unver­züg­lich gelöscht. In den begrün­de­ten Fäl­len wer­den sie für die Dau­er der Beur­tei­lung des Hin­wei­ses gespei­chert. Wenn die Unter­su­chung ergibt, dass kein Fehl­ver­hal­ten vor­liegt, dann wer­den die per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten des Hin­wei­ses zum Monats­en­de des dem Abschluss der Unter­su­chung fol­gen­den Monats gelöscht. Wenn ein Fehl­ver­hal­ten fest­ge­stellt wur­de, dann wer­den die Daten für die Dau­er der dis­zi­pli­na­ri­schen oder gericht­li­chen Maß­nah­men und dem Ablauf von Rechts­be­helfs­fris­ten aufbewahrt. 

7. Daten­über­mitt­lun­gen an Drit­te 

Soweit es im Ein­zel­fall zur Auf­klä­rung des Sach­ver­halts erfor­der­lich ist, lei­tet der Ver­ant­wort­li­che im jeweils erfor­der­li­chen Umgang per­so­nen­be­zo­ge­ne Daten an Drit­te wei­ter. Bei den Emp­fän­gern kann es sich um exter­ne Rechts­be­ra­ter, Steu­er­be­ra­ter, Wirt­schafts­prü­fer, Medi­zi­ner und ande­re Sach­ver­stän­di­ge han­deln. Soweit sie nicht bereits einer eige­nen beruf­li­chen Geheim­hal­tungs­pflicht unter­lie­gen, wer­den sie vom Ver­ant­wort­li­chen vor­her zur Ver­trau­lich­keit ver­pflich­tet. Die Rechts­grund­la­ge für die Daten­über­mitt­lung ist das in Nr. 5 genann­te berech­tig­te Inter­es­se unse­rer Organisation. 

8. Rech­te der betrof­fe­nen Per­so­nen  

Die Betrof­fe­nen haben das Recht auf Aus­kunft sei­tens des Ver­ant­wort­li­chen über ihre per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten (Art. 15 DSGVO), auf Berich­ti­gung (Art. 16 DSGVO), auf Löschung (Art. 17 DSGVO), auf Ein­schrän­kung der Ver­ar­bei­tung (Art. 18 DSGVO), auf Daten­über­trag­bar­keit (Art. 20 DSGVO). Wei­ter­hin kön­nen Hin­weis­ge­ber die Ein­wil­li­gung zur Ver­ar­bei­tung Ihrer Daten wider­ru­fen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO), und beschul­dig­te Mit­ar­bei­te­rin­nen und Mit­ar­bei­ter sowie die wei­te­ren im Zusam­men­hang mit dem gemel­de­ten Sach­ver­halt betrof­fe­nen Per­so­nen Wider­spruch gegen die Ver­ar­bei­tung der sie betref­fen­den per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten ein­le­gen (Art. 21 DSGVO). Die Rech­te kön­nen schrift­lich oder per E‑Mail gegen­über dem Ver­ant­wort­li­chen gel­tend gemacht werden. 

Die Rech­te kön­nen im Ein­zel­fall dadurch ein­ge­schränkt sein, dass die Iden­ti­tät von Hin­weis­ge­bern zu schüt­zen ist oder das Recht des Ver­ant­wort­li­chen zur Auf­klä­rung des Sach­ver­halts, der Siche­rung von Bewei­sen und der Abstel­lung von Fehl­ver­hal­ten vor­geht. Dar­über hin­aus kann die Ver­ar­bei­tung der per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten der Gel­tend­ma­chung, Aus­übung oder Ver­tei­di­gung von Rechts­an­sprü­chen unse­rer Orga­ni­sa­ti­on oder mög­li­cher­wei­se geschä­dig­ter Drit­ter die­nen, wodurch die oben genann­ten Rech­te ein­ge­schränkt sein können. 

Betrof­fe­ne Per­so­nen kön­nen die Rech­te gegen­über bei­den Ver­ant­wort­li­chen gel­tend machen. Das Recht auf Aus­kunft wird von der Leu Rechts­an­walts­ge­sell­schaft mbH erfüllt. 

9. Recht auf Beschwer­de bei einer Auf­sichts­be­hör­de 

Die Betrof­fe­nen haben das Recht, sich bei der zustän­di­gen Auf­sichts­be­hör­de zu beschweren:

( a ) Zustän­dig ist die Auf­sichts­be­hör­de des Bun­des­lan­des, in wel­chem sich der Sitz Ihrer Orga­ni­sa­ti­on befin­det. Die­se Infor­ma­ti­on kann in der Daten­schutz­er­klä­rung auf der Web­sei­te Ihrer Orga­ni­sa­ti­on unter dem Punkt Hin­weis­ge­ber­sys­tem ein­ge­se­hen werden. 

( b ) Der Hes­si­sche Beauf­trag­te für Daten­schutz und Infor­ma­ti­ons­frei­heit (Leu Rechts­an­walts­ge­sell­schaft mbH). 

10. Daten­schutz­be­auf­trag­ter 

Die Betrof­fe­nen kön­nen sich mit ihren Fra­gen oder Beschwer­den zur Daten­ver­ar­bei­tung auch an den zustän­di­gen Daten­schutz­be­auf­trag­ten wenden: 

Leu Rechts­an­walts­ge­sell­schaft mbH 
Ansprech­part­ner: Rechts­an­walt Dr. Nor­man-Alex­an­der Leu 
Anschrift: Hein­rich-Hoff­mann-Stra­ße 3, 60528 Frank­furt am Main 
Tele­fon: 069 348731880, Fax: 069 348731889 
E‑Mail: datenschutz@kanzlei-leu.de 
Web: www.kanzlei-leu.de